Czym się kierować przy wyborze firmy do transportu zmarłego z zagranicy? — Na co uważać, by uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek

Transport zmarłych z zagranicy to proces wymagający doświadczenia, precyzji i znajomości przepisów. Wybór odpowiedniej firmy może zaoszczędzić rodzinie stresu, dodatkowych kosztów i opóźnień. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, co sprawdzić przed podpisaniem umowy.

Dlaczego to ważne?

Sprowadzanie zmarłych to nie tylko logistyka — to także organizacja licznych formalności takich jak tłumaczenia, zagraniczne lokalne urzędy i instytucje, polskie urzędy miasta czy starostwa powiatowe. Nieprawidłowo przeprowadzony transport może spowodować zatrzymanie ciała za granicą lub niespodziewane dodatkowe opłaty np. za przechowanie ciała w chłodni.

1. Pełna, jasna wycena — unikaj ukrytych kosztów

Najważniejsza zasada przy wyborze firmy transportowej zwłok: firma powinna podać cenę całkowitą brutto, z wyszczególnieniem wszystkich pozycji. Uważaj na oferty, które wyglądają „atrakcyjnie” na początku, a później dochodzą koszty dodatkowe o których nie było mowy przy przedstawianiu oferty.

Na co zwrócić uwagę w wycenie

• Dodatki do trumny — uszczelnienia, relingi, zabezpieczenia (czy są w cenie?).
• Koszty lokalne — dokumenty, akty zgonu, zezwolenia konsularne, przechowanie ciała, opłaty urzędowe.
• Tłumaczenia dokumentów — czy firma je organizuje i czy są wliczone?
• Termin dostarczenia — czy dopłata za konkretną datę jest naliczana? (Nasza praktyka: przechowujemy zwłoki w cenie do momentu dostarczenia).
• Brak informacji o brutto/netto — jeśli firma podaje tylko cenę netto, dopytaj o pełną kwotę brutto z podatkami.

2. Czas realizacji zlecenia — nie każdy transport jest natychmiastowy

Firmy różnie organizują wyjazdy: niektóre wyprawy są wykonywane indywidualnie (po konkretne ciało), inne czekają na zebranie kilku zleceń — to obniża ich koszty, ale wydłuża czas oraz generuje dodatkowe opłaty za przechowanie.

Orientacyjne czasy transportu (przy braku przeszkód formalnych)

• Niemcy: 3–5 dni roboczych (jeśli sprawa nie jest objęta działaniami policji).
• Holandia: 3–5 dni.
• Belgia: 3–5 dni.
• Czechy: 5–7 dni.
• Francja: 7–10 dni.
• Hiszpania: 7–10 dni.
• Skandynawia (Norwegia, Szwecja, Dania): 7–10 dni.
• Wielka Brytania: 7–10 dni.

Wskazówka: zapytaj firmę o orientacyjny czas transportu i czy transport jest realizowany od razu (indywidualnie), czy w tzw. kursie zbiorczym.

3. Brak pośredników — bezpośredni kontakt i odpowiedzialność

Firma powinna zapewnić jedną osobę odpowiedzialną za zlecenie, z którą klient pozostaje w stałym kontakcie. Pośrednicy rozmywają odpowiedzialność i często wydłużają komunikację.

4. Stała aktualizacja informacji

Dobra firma informuje o każdym etapie — od załatwiania dokumentów po godzinę przyjazdu. Dzięki temu rodzina może zaplanować ceremonię i poinformować gości.

5. Możliwość rozliczenia zasiłku pogrzebowego (ZUS)

Sprawdź, czy firma oferuje usługę rozliczenia kosztów transportu bezpośrednio z ZUS. To duże ułatwienie dla rodziny i zmniejszenie konieczności angażowania własnych środków.

6. Pozwolenia i licencje — kluczowy punkt

To absolutnie najważniejsze: sprawdź, czy firma ma wymagane pozwolenia na transport z TEGO konkretnego kraju. Istnieją firmy, które legalnie przewożą ciała z jednego państwa, ale nie mają uprawnień do pracy w innym — i często nie są tego świadome.

Małe zakłady z miejscowości lokalnych czasem podejmują się zleceń, których nie są w stanie formalnie wykonać. Efekt? Zlecenie utknie za granicą, a rodzina zostanie z dodatkowymi problemami.

Co zrobić, by się zabezpieczyć?

• Poproś o kopie licencji i zezwoleń na transport międzynarodowy.
• Zapytaj, czy firma ma doświadczenie w danym kraju i czy sama finalizuje formalności na miejscu.
• Poproś o referencje lub przykłady zrealizowanych transportów z danego kraju.

7. Firmy, które się podejmują, a nie mogą wykonać zlecenia

W praktyce zdarza się, że pomagamy rodzinom, gdy inna firma nie poradziła sobie z dokumentacją lub logistyką. Dlatego warto wybrać partnera, który oferuje pełne wsparcie formalne i logistyczne, a nie tylko „zajmie się transportem” słownie.

Podsumowanie — co warto zapytać przed podpisaniem umowy

1. Jaka jest całkowita cena brutto i co obejmuje?
2. Czy transport będzie realizowany indywidualnie (od razu) czy w kursie zbiorczym?
3. Jaki jest orientacyjny czas realizacji dla konkretnego kraju?
4. Kto jest osobą odpowiedzialną za moje zlecenie (kontakt bezpośredni)?
5. Czy firma ma pozwolenia/licencje na transport z tego kraju?
6. Czy firma może rozliczyć koszty z ZUS (zasiłek pogrzebowy)?

Kontakt i wsparcie

Jeśli chcesz, możemy sprawdzić dokumenty i wstępnie zweryfikować ofertę innej firmy — napisz do nas lub zadzwoń. W trudnych sytuacjach doświadczenie i poprawność formalna mają kluczowe znaczenie.